Kör du eller dina anställda privat bil i tjänsten? Då är det värt att tänka till kring hur resorna ersätts. Att låta företaget betala drivmedel kan låta smidigt – men i praktiken innebär det både krånglig administration och risk för ofördelaktig beskattning. Ett bättre alternativ är oftast att använda milersättning enligt Skatteverkets schablon. Här går vi igenom varför – och vad du som arbetsgivare bör tänka på.

Därför kan det vara en dålig idé att företaget betalar drivmedlet

När en anställd kör sin privata bil i tjänsten och företaget står för drivmedlet, kan det uppstå en drivmedelsförmån. Om du har kvar drivmedel som företaget betalat för, efter att resan i tjänsten är slut så ska detta förmånsbeskattas. Vad innebär detta?

• Den anställde måste föra en detaljerad körjournal – annars riskerar den anställde att förmånsbeskattas för hela drivmedelskostnaden.
• Det behöver räknas ut hur mycket bränsle bilen drar per mil.
• Bränslekostnaden måste fördelas korrekt mellan tjänsteresor och privat körning.
• Den privata andelen ska förmånsbeskattas, och det är arbetsgivaren som ansvarar för att detta redovisas korrekt.

Saknas underlag, till exempel körjournal, förmånsbeskattas ofta hela summan. Det är alltså lätt att göra fel, men det är också lätt att undvika hela denna situationen.

Därför är milersättning oftast en bättre lösning

Att i stället betala ut milersättning enligt Skatteverkets schablon är betydligt enklare. Du slipper allt det där krånglet som vi nämnt ovan.

Så här funkar det:

Milersättning 2025 (Skatteverkets belopp):

• 25 kr/mil med privat bil, oavsett drivmedel
• 9,50 kr/mil – förmånsbil som drivs med el
• 12 kr/mil – förmånsbil som är laddhybrid

Viktigt: Milersättning är bara skattefri upp till dessa belopp. Betalar du mer, ska överskjutande del beskattas som lön.

Körjournal krävs – oavsett lösning

Oavsett vilket alternativ du väljer så krävs det alltid att den som kör håller en körjournal. Det spelar ingen roll om du betalar drivmedel eller milersättning. En körjournal ska innehålla följande:

• Datum
• Start- och slutpunkt
• Syftet med resan
• Antal kilometer
• Mätarställning vid resans början och slut

Utan en ordentlig körjournal är det omöjligt att visa att resorna varit i tjänsten – vilket kan leda till förmånsbeskattning även vid milersättning. Det vill du och dina anställda defintivt undvika!

Hur gör andra företag?

De flesta företag vi jobbar med väljer att betala milersättning just för att det är enklare och tryggare. Vissa använder Fortnox funktion Resa, eller Pleo, som båda har en smidig funktionen för milersättning, som även fungerar som en körjournal.

Sammanfattning

Att låta företaget betala drivmedel för en privat bil som används i tjänsten kan verka smidigt, men innebär:

• Mer administration
• Högre risk för fel
• Risk att förmånsbeskattas

Med milersättning slipper du det mesta av detta. Så länge körjournalen är i ordning får den anställde en rättvis ersättning för sina resor, och du kan andas ut.

Letar du efter en redovisningsbyrå som har koll?

Vi på Your CFO hjälper dig att bokföra rätt, och hjälper dig att tänka rätt. Vi ser till att du får ut så mycket som möjligt av din verksamhet, utan att behöva sitta fast med administration, skatteregler och deklarationer. Hos oss blir din ekonomi digitaliserad, effektiviserad och lätthanterad!

Vi ser fram emot att höra från dig!

Det är inte ovanligt att man som företagare vill köpa bra skor att jobba i – särskilt om jobbet innebär att man står eller går mycket. Men vad gäller egentligen när man köper ett par bekväma joggingskor genom företaget? Är det en avdragsgill kostnad, eller måste man förmånsbeskattas?

Det här är faktiskt en fråga som dyker upp oftare än man tror, och svaret ligger i detaljerna, och på Skatteverkets hemsida för den som är ute efter spännande sommarläsning. Om du inte orkar gå in där och läsa, så fortsätt här istället. Vi sammanfattar snabbt och enkelt.

Vad säger Skatteverket?

För att ett par skor ska vara avdragsgilla för företaget behöver de klassas som skyddsutrustning. Det kan till exempel vara stålhätteskor eller andra modeller med särskilda skyddsegenskaper som verkligen behövs för att man ska kunna utföra sitt jobb på ett säkert sätt. Då är kostnaden okej att bokföra och dra av.

Men när det handlar om vanliga bekväma skor, till exempel ett par joggingskor, blir det genast mer tveksamt. Sådana skor anses enligt Skatteverket kunna användas privat – även om man faktiskt bara har dem på jobbet. Och då är de inte avdragsgilla.

Måste man förmånsbeskattas?

Ja, i de flesta fall. Om företaget betalar för ett par skor som inte uppfyller kraven för skyddsutrustning, räknas det som en skattepliktig förmån. Det gäller även om skorna lämnas kvar på arbetsplatsen och inte används privat.

För att det ska godkännas utan förmånsbeskattning krävs oftast att:

• Skorna är nödvändiga i arbetet,
• Har särskilda skyddsegenskaper, och
• Inte lämpar sig för privat bruk.

Om inte, så måste antingen skon beskattas som en förmån (vilket kräver att personen är anställd)
eller så får personen betalar tillbaka beloppet till företaget.

Gissningsvis inte svaret du hoppades på, men svaret som du behövde för att inte göra fel. Har du fler frågor om skor (den ekonomiska aspekten, inte själva mode-aspekten) eller annat om din företagsekonomi? Hör av dig till oss!

Minns ni när det hette ”social distansering” och vi alla höll möten i mjukisbyxor framför köksbordet? Tack och lov är detta ett minne blott, och det är återigen dags för konferens (IRL), kundlunch och personalfest! Med detta kommer också frågorna tillbaka, som vi hade innan pandemin: Vad får man egentligen dra av? Och hur ser Skatteverket på den där AW:n som lite spontant gled över i karaoke och luftgitarr?

Lugnt – vi guidar dig genom konferensdjungeln och representationsträsket så du slipper gissa dig fram (och slipper obehagliga överraskningar i bokslutet).

Representation – när är det avdragsgillt?

Oavsett om det gäller kundfika, styrelselunch eller julbord med kollegorna måste det alltid finnas ett affärsmässigt syfte med representationen. Det ska alltså inte bara vara trevligt – det ska ha något slags koppling till verksamheten, till exempel att bygga relationer eller främja samarbeten.

För att få dra av momsen måste du också vara momsregistrerad och ha rätt att göra avdrag för ingående moms. Här gäller det att vara noga med kvitton och dokumentation, för annars riskerar avdraget att ryka.

Mat & dryck – vad gäller?

När det kommer till representation med mat och dryck är reglerna tydliga – men lite snåla. Här är vad som gäller i korthet:

• Mat och dryck av enklare slag – som kaffe, te, smörgåsar och alkoholfritt – är avdragsgillt upp till 60 kr per person.
• Däremot får du fortfarande dra av momsen på måltider upp till 300 kr exklusive moms per person och tillfälle – oavsett om du bjuder kunder eller kollegor.

Momssatsen är 12 % på mat och alkoholfritt, och 25 % på alkohol. Så om du ska bjuda någon på lunch – håll koll på kvittot, och fundera på om ölen verkligen behövs (bokföringsmässigt alltså, inte känslomässigt).

👉 Går notan över 300 kr exkl moms per person? Då gäller ett schablonavdrag:

• 46 kr per person om alkohol serverats
• 36 kr om det är alkoholfritt

Och kom ihåg: Dricks är inte avdragsgillt – men tänk på att det är gratis att vara snäll mot serveringspersonalen! Man FÅR ge dricks, men det kommer inte att sänka det beskattningsbara resultatet.

Räkneexempel – mat & öl

Tre personer äter middag efter en affärsförhandling.

• Mat: 900 kr
• Starköl: 600 kr
• Totalt (ex moms): 1 500 kr
• Moms: 258 kr (108 kr för mat, 150 kr för alkohol)

Alternativ 1: Fördelning efter kostnad

Du får dra av moms på 900 kr (300 kr x 3 pers). Av det är:

• 60 % mat → 540 kr → 64,80 kr i moms
• 40 % alkohol → 360 kr → 90 kr i moms
  Totalt avdrag: 154,80 kr

Alternativ 2: Schablonavdrag

Eftersom alkohol serverats:
46 kr x 3 pers = 138 kr avdragsgill moms

Vilken metod som är bäst beror på notans innehåll – ibland är schablonen enklare, ibland lönar det sig att räkna.

För snurrigt? Förstår det! Använd istället Skatteverkets räknesnurra – klicka här!

Extern vs intern representation – vad är vad?

Extern representation

Här handlar det om representation gentemot personer utanför företaget – till exempel kunder, samarbetspartners eller leverantörer. Syftet är att bygga, utveckla eller bibehålla affärsrelationer.

Det kan vara luncher, fika eller gemensamma aktiviteter. Bjuder du på en upplevelse, som bio, konsert eller en golfrunda, får du göra ett kostnadsavdrag på upp till 180 kr per person exklusive moms.

Intern representation

Den här kategorin gäller när du bjuder dina anställda – till exempel vid personalfester, informationsmöten eller utbildningar. Skatteverket tillåter avdrag för två personalfester per år.

Du får också dra av för kringkostnader, som lokalhyra, underhållning och transport – upp till 180 kr ex moms per person. Vill du hyra en trubadur? Varsågod – bara det inte blir fler än två gånger per år.

Konferens – en balansakt mellan nytta och nöje

Konferenser är inte samma sak som representation, men det betyder inte att du kan boka en weekend i Toscana, kalla det “teambuilding” och sedan dra av hela kalaset.

För att konferensen ska vara skattefri för de anställda och kostnaderna avdragsgilla för företaget, måste vissa krav vara uppfyllda:

• Minst 6 timmar effektivt arbete per dag
• Vid veckolång konferens: minst 30 timmar arbete totalt, jämnt fördelat
• Ett tydligt program ska finnas – gärna i skrift
• Nöje får finnas, men det får inte dominera

💡 Tips från coachen: Dokumentera! Spara schemat, ta bilder från presentationer, och skriv ner vad ni gått igenom. Då står du stadigt om Skatteverket vill kika närmare på upplägget. Oavsett Skatteverket eller inte så är det superkul att ha foton från konferensen!

Känner du att det här är… lite mycket?

Det är du inte ensam om. Reglerna är snåriga, detaljerna viktiga, och marginalerna små. Men det är där vi kommer in!

På Your CFO hjälper vi dig att hålla koll på vad som är okej att dra av – och vad som riskerar att kosta dig extra i slutändan. Vill du snacka representation, konferenser eller bara få hjälp med att få ordning på kvittona?

Vi är bara ett mejl bort! 📧 Kontakta oss här!

Snabb FAQ eller TL;DR:
För dig som vill ha det på 1 minut

Vad är skillnaden mellan intern och extern representation?
Intern = anställda. Extern = kunder/partners. Båda kan vara avdragsgilla – men på olika sätt.

Hur mycket får jag dra av för mat vid representation?
60 kr per person (ej moms). Moms får du dra av upp till 300 kr exkl moms per person och tillfälle.

Gäller olika moms på mat och alkohol?
Ja. 12 % för mat och alkoholfritt, 25 % för alkohol.

Hur vet jag om min konferens är avdragsgill?
Om den innehåller tillräckligt mycket arbete, är tydligt planerad och inte för nöjesbetonad – då är den oftast okej.

Vad händer om reglerna inte följs?
Du riskerar att inte få avdrag och de anställda kan bli förmånsbeskattade.

Eget kapital är en viktig pusselbit i ditt företags ekonomi och kan enkelt förklaras som skillnaden mellan företagets tillgångar och skulder. Ju mer eget kapital, desto stabilare står ditt företag när vinden viner. Men hur funkar det egentligen, och vad ska du som egenföretagare tänka på? Unna dig en kopp te eller kaffe, så sätter vi oss ner och reder ut detta!

Vad ingår i eget kapital?

Det egna kapitalet är summan av det kapital du satt in i företaget, vinster som återstår efter egna uttag eller aktieutdelning, samt eventuella kapitaltillskott du tillfört i efterhand. För enskilda firmor och handelsbolag påverkas det egna kapitalet direkt av ägarens insättningar och uttag, medan det i aktiebolag delas in i två delar:

• Bundet eget kapital – Här hittar vi aktiekapital, uppskrivningsfond och reservfond. Dessa medel måste stanna i företaget och kan inte delas ut till aktieägarna.
• Fritt eget kapital – Det här är den del av kapitalet som faktiskt kan delas ut till ägarna, till exempel genom aktieutdelning. Här ingår balanserad vinst och årets resultat.

Vad påverkar eget kapital?

Om ditt företag gör vinst ökar det egna kapitalet – grattis! Det stärker din ekonomiska buffert och gör företaget mindre beroende av lån. Men om du tar ut för mycket pengar ur bolaget, eller om företaget går med förlust, kan det egna kapitalet minska eller till och med bli negativt. Det betyder att skulderna är större än tillgångarna, vilket kan vara ett varningstecken både för dig och eventuella långivare. När detta händer brukar man säga att det egna kapital är förbrukat. Vi har en hel artikel om det, där du kan läsa mer. Klicka här!

Eget kapital i balansräkningen

När du kikar på företagets balansräkning ser du det egna kapitalet på kreditsidan (minussidan). Det beror på att det egna kapitalet tekniskt sett räknas som en skuld till dig som ägare – ditt företag är ju skyldig dig det kapital du har investerat. Är du lite osäker på tusan det är du tittar på när du kikar på ditt företags balansräkning? Det är du inte ensam om! Även detta har vi en hel (fantastiskt informativ) artikel om, som du kan läsa om du klickar här.

Starta aktiebolag? Tänk på detta!

Sugen på att ta steget, och starta eget? Spännande! Vi håller tummarna för dig, och rekommenderar att du hör av dig till oss, så vi kan stötta dig från början. Vänta inte med att höra av dig tills saker känns som om de håller på att gå på sned, utan hör av dig redan nu (vi är supertrevliga). Om du väljer att starta ett privat aktiebolag behöver du minst 25 000 kronor i aktiekapital (för publika bolag gäller 500 000 kronor). Dessa pengar kan användas till investeringar i företaget, men se upp – om mer än hälften av aktiekapitalet förbrukas måste du upprätta en kontrollbalansräkning och inom åtta månader återställa kapitalet (läs mer om det här).

Vilka konton används?

Bokföringsmässigt hittar du eget kapital i kontoklass 2 enligt BAS-kontoplanen, närmare bestämt:

• 2010–2059 för enskilda firmor och handelsbolag
• 2060–2079 för ideella föreningar och stiftelser
• 2080–2099 för aktiebolag och ekonomiska föreningar

Att ha koll på eget kapital är en nyckel till sund företagsutveckling. Vill du ha hjälp att analysera din balansräkning och se hur du kan stärka ditt företags ekonomi? Hör av dig till oss på Your CFO – vi älskar siffror och älskar att hjälpa företagare att förstå dem!

Annat som vi brinner för: digitalisering och effektivisering. Vi är otroligt måna om att du som kund får ut det mesta av din ekonomi, och informationen som bokföringen ger dig. Därför leverar vi den i realtid, vilket ger dig kanonbra beslutsunderlag.

Mail: info@yourcfo.se
Telefon: 031-14 66 46

Har du någonsin tittat på en balansräkning och känt att den lika gärna kunde vara skriven på grekiska? Du är inte ensam! Många egenföretagare försöker undvika att tänka och titta på den mycket som de kan, men balansräkningen är ett bra verktyg för att förstå ditt företags ekonomi. Och vet du vad? Det är helt okej att inte kunna allt om balansräkningar – det är ju precis därför du har oss, dina redovisningskonsulter!

Låt oss bryta ner detta i mindre, mer lättsmälta delar.

Vad är en balansräkning egentligen?

En balansräkning är en ögonblicksbild av ditt företags ekonomi vid en specifik tidpunkt. Tänk dig att du tar ett foto av företagets ekonomiska situation just nu – det är vad balansräkningen gör. Den visar vad företaget äger (tillgångar), vad det är skyldigt (skulder) och hur mycket som faktiskt är ditt (eget kapital). Och den allra viktigaste regeln? Tillgångar måste alltid vara lika med skulder plus eget kapital:
Tillgångar = Skulder + Eget kapital
Om siffrorna inte stämmer har något blivit fel. Den måste balansera. Det är därför den kallas för just balansräkning.

Två sidor av samma mynt

Balansräkningen är uppdelad i två huvuddelar:
Tillgångar – Vad företaget äger och kan använda i sin verksamhet.
Skulder & eget kapital – Hur dessa tillgångar har finansierats.

Tillgångar – vad ditt företag äger

Dessa delas i sin tur upp i två kategorier, anläggningstillgångar och omsättningstillgångar:

• Anläggningstillgångar: Långsiktiga tillgångar, sådant som du behåller länge, som maskiner, datorer och bilar. Dessa tappar ofta i värde, och därför skrivs de av över tid.
• Omsättningstillgångar: Kortfristiga tillgångar, sådant som du använder upp snabbare, som pengar på banken, kundfordringar och lager.
  

Skulder och eget kapital – Hur allt är finansierat

Här ser vi vart pengarna kommer ifrån – antingen är det egna pengar (eget kapital) eller från lån och andra skulder.

• Eget kapital: Företagets egna pengar, som består av insatt kapital (ex aktiekapital), tidigre års resultat, och årets resultat.
• Långfristiga skulder: Lån som ska betalas på längre sikt.
• Kortfristiga skulder: Företagets löpande kostnade och skulder som ska betalas inom det närmaste året. Leverantörsskulder, moms, skatt och arbetsgivaravgifter är exempel på kortfristiga skulder.

Vilken information kan du få ut av din balansräkning?

Nu när du känner dig lite mer bekväm med vad en balansräkning är och vad de olika delarna består av så kan vi kika lite närmare på nyckeltal som är knutna till balansräkningen. Nyckeltal är till för att visa hur företaget mår, och räknas ut med olika formler. Tre av de viktigaste för balansräkningen är:

1. Soliditet – Hur stabilt är företaget?

Soliditet visar hur stor del av företagets tillgångar som är finansierade med eget kapital istället för lån. Ett högre värde betyder att företaget är mindre beroende av lån och har en stabil ekonomi.

📐Formel: Soliditet (%) = (Eget kapital / Totala tillgångar) × 100

Exempel: Om ditt företag har 500 000 kr i eget kapital och 1 000 000 kr i totala tillgångar:
(500 000 / 1 000 000) × 100 = 50% av företagets tillgångar är finansierade med eget kapital, vilket är ganska stabilt!

2. Kassalikviditet – Har vi råd att betala räkningar?

Kassalikviditeten visar om företaget har tillräckligt med pengar för att betala sina kortfristiga skulder. Ett värde över 100 % betyder att det finns mer omsättningstillgångar än kortfristiga skulder – vilket är bra!

📐Formel: Kassalikviditet (%) = (Omsättningstillgångar exkl. varulager / Kortfristiga skulder) × 100

Exempel: Om företaget har 300 000 kr i omsättningstillgångar (exklusive varulager) och 200 000 kr i kortfristiga skulder:
(300 000 / 200 000) × 100 = 150% vilket betyder att företaget har 1,5 gånger så mycket kortfristiga tillgångar som skulder – vilket betyder att räkningarna bör kunna betalas utan problem!

3. Skuldsättningsgrad – Hur mycket har vi lånat?

Skuldsättningsgraden visar hur mycket företaget har lånat i förhållande till sitt egna kapital. Ett högre värde betyder att företaget är mer belånat.

📐Formel: Skuldsättningsgrad = Totala skulder / Eget kapital

Exempel: Om företaget har 600 000 kr i skulder och 400 000 kr i eget kapital:
600 000 / 400 000 = 1,5, vilket betyder att för varje krona i eget kapital har företaget 1,50 kr i skulder. Ett lägre värde betyder lägre risk, medan ett högre värde kan innebära större finansiell risk.

Kort sammanfattning – så hänger det ihop!

📊 Balansräkningen visar hur företaget står ekonomiskt vid en viss tidpunkt.

• Tillgångar visar vad företaget äger.
• Skulder & eget kapital visar hur tillgångarna är finansierade.

💰 Tillgångar = Skulder + Eget kapital
Detta måste alltid balansera!

Slutligen – du är inte ensam!

Om det är så att du känner dig osäker på vad din balansräkning säger dig – ingen fara! Det är precis därför vi på Your CFO finns här. Du är expert på ditt jobb, och vi är experter på bokföring. Vill du ha hjälp att tyda siffrorna och förstå vad de betyder för dig? Hör av dig så går vi igenom det tillsammans – utan krångliga ord och utan att någon behöver känna sig dum! 😊

Mail: info@yourcfo.se
Telefon: 031-14 66 46

Har du funderat på vad som gäller för milersättning, traktamente och kostförmåner under 2025? Kanske använder du din privata bil i tjänsten, planerar att bjuda dina anställda på lunch eller behöver veta hur traktamentesreglerna ser ut? Här får du en genomgång av de viktigaste uppdateringarna!

Traktamente 2025 – Regler och belopp

Om du reser i tjänsten och övernattar minst en natt kan du ha rätt till traktamente, som ska täcka ökade levnadskostnader som boende, mat och mindre utgifter. Arbetsgivaren kan betala ut traktamente direkt, men om det inte sker och du uppfyller kriterierna, kan du göra avdrag i din deklaration.

För att traktamentet ska vara skattefritt krävs att resan går minst 50 km från din vanliga arbetsplats och bostad. Under 2025 förblir det skattefria traktamentet för en heldag oförändrat på 290 kronor. För halvdag gäller 145 kronor och efter tre månaders arbete på samma ort minskar beloppet till 203 kronor per dag. Om tjänsteresan varar i mer än två år sänks traktamentet ytterligare till 145 kronor per dag.

Vid tjänsteresor utomlands används så kallade normalbelopp som varierar beroende på land. Efter tre månader på samma ort reduceras det skattefria traktamentet till 70 % av normalbeloppet.

Tänk på att om arbetsgivaren står för måltider kan traktamentet behöva justeras. Exempelvis påverkar hotellfrukost som ingår i rumspriset inte det skattefria beloppet, medan fria måltider under resan i de flesta fall räknas som kostförmån och kan leda till förmånsbeskattning.

Milersättning 2025 – Vad gäller?

Milersättning är en ersättning som arbetsgivaren kan betala ut när du använder din privata bil i tjänsten. Den är avsedd att täcka kostnader för bränsle, slitage och service. Det skattefria beloppet höjdes till 25 kronor per mil den 1 januari 2023 och förblir oförändrat även under 2025. För tjänsteresor med förmånsbil gäller istället 12 kronor per mil, och för elbilar är ersättningen 9,50 kronor per mil.

Vissa företag väljer att betala ut en högre milersättning än den skattefria nivån. I dessa fall beskattas det överskjutande beloppet som vanlig lön. För egenföretagare är det vanligast att endast ta ut den skattefria ersättningen, medan ytterligare ersättning istället tas ut som lön.

Kostförmån 2025 – Nya schablonbelopp

Om du som arbetsgivare bjuder dina anställda på mat räknas det oftast som en skattepliktig kostförmån. Schablonbeloppen för 2025 justeras något för att spegla ökade kostnader:

• Fri frukost: 61 kr (höjning från 60 kr 2024)
• Fri lunch eller middag: 122 kr (höjning från 120 kr 2024)
• Kost för en heldag: 305 kr (höjning från 300 kr 2024)

Dessa schablonbelopp används för att beräkna den skattepliktiga förmånen och förenklar administrationen för arbetsgivaren. Undantag finns, exempelvis vid representation där du bjuder en kund på lunch – då uppstår ingen kostförmån för den anställde.

Sammanfattning

Reglerna för milersättning, traktamente och kostförmåner under 2025 ser i stort sett likadana ut som föregående år. Det skattefria traktamentet ligger kvar på 290 kr per heldag, milersättningen förblir 25 kr per mil för privat bil, och schablonbeloppen för kostförmåner har justerats marginellt. Kom ihåg att hålla koll på eventuella förmånsbeskattningar om arbetsgivaren står för måltider eller betalar ut extra ersättning utöver de skattefria beloppen.

Regler kring milersättning, traktamente och kostförmåner kan vara kluriga, särskilt när det kommer till bokföring och beskattning.

Vill du vara säker på att allt blir rätt i din redovisning? Vi på Your CFO hjälper gärna till! Oavsett om du behöver stöd med bokföring, lönehantering eller ekonomisk rådgivning finns vi här för dig. Hör av dig så ser vi till att din ekonomi rullar på smidigt!

Mail: info@yourcfo.se
Telefon: 031-14 66 46