Utgiftshantering – bara ordet är tillräckligt för att ge vissa huvudvärk.
Det finns nästan lika många sätt att hantera utgifter och företagskort som det finns lingon i skogen (på hösten). Vi har under lång tid testat olika typer av utgiftshantering, så att du slipper slita ditt hår när det gäller att komma fram till en bra lösning.

Lösningen vi kommit fram till stavas PLEO. Ni som känner oss vet att vi brinner för effektivisering och optimering. Vi vet också att något av det som är krångligast och mest tidsödande i den löpande bokföringens värld är kvittohantering, och att många sitter och svär över just detta moment. Även hos oss, ska det tilläggas, innan vi blev flitiga användare av Pleo. Det svors såpass mycket att en av våra konsulters syskonbarn skapade ett fantastiskt konstverk som skulle inspirera våra kunder att “fånga sina kvitton innan de får ben och springer iväg”.

För att undvika onödig stress rekommenderar vi alla våra kunder att använda Pleo. Pleo tillhandahåller vad man kallar för “smarta företagskort” och OJ vad de lever upp till detta! Vi hjälper dig till att starta upp konton, och går igenom hur det fungerar, vilket är ungefär som med ett vanligt företagskort, fast smartare och enklare.

Så hur fungerar det?

Alla anställda som ska ha möjlighet att handla för företaget får varsitt kort, som är knutet till ert konto hos Pleo. I appen ombeds den som handlat att omedelbart registrera kvittot, vilket smidigt görs genom att fota av kvittot. Via funktionen “fetch” så kan Pleos programvara hämta kvitton för olika prenumerationer som betalats med företagskortet direkt från mailen som är registrerad. Inget mer sökande med ljus och lykta i din inkorg efter kvitto till en automatisk dragning som är densamma månad efter månad.

Skulle något kvitto mot all förmodan saknas, så är det enkelt att veta vem man ska påminna, och detta kan även göras av oss när vi går igenom veckans inköp. Allt för att kvittona inte ska springa iväg, som i konstverket ovan.

Du ställer in vilka köpgränser som ska finnas, och kan även ställa in attest, så att närmaste chef går igenom inköp som görs. I Pleo kan även utlägg, milersättning och traktamenten hanteras på ett effektivt och smärtfritt sätt.

Vill du ha hjälp i kvitto-djungeln?

Vi hjälper dig gärna att komma igång med Pleo omedelbart! Kontakta oss så att vi tillsammans kommer fram till de lösningar som är bäst för dig och ditt företag.

Fördelar med att ställa om till digitalisera flöden för administration och ekonomi

Att hantera pappersfakturor och annan administration på det traditionella viset är en tidskrävande, ineffektiv och ganska tråkig process. Tack och lov finns en bättre och enklare väg framåt – att ställa om till digitala flöden. Genom att jobba digitalt sparar du tid (som vi alla vet är lika med pengar), och minskar även felmarginalen, och ger dig en mer strukturerad och översiktlig ekonomi.

Låter ”ställa om till digitala flöden” lite.. Jobbigt?

Svårt? Obekvämt? Räds icke, vi är här för att rädda dig, och din företagsekonomi! Vi på Your CFO har stor erfarenhet av att hjälpa företag att digitalisera och effektivisera, och vi hjälper gärna även dig. Vår onboarding-process är smidig, och vi sköter i princip allt.

En av de stora fördelarna med att digitalisera är automatiseringen av processer.

Vi använder oss av Fortnox (som vi har svart bälte i), och det senaste inom mjukvarutekniken, och automatiserar det som går att automatisera. Detta minimerar risken för fel och sparar tid även tid. Det är en av anledningarna till att vi inte debiterar per timme, utan erbjuder våra kära kunder ett fast månadspris. Det finns liksom ingen poäng för oss att sitta och dra ut på fakturahantering för att kunna debitera en hel timme, när vi istället hellre ser till att fria upp tid som istället läggs på mer värdeskapande arbete.

En av de (många) andra fördelarna med digitalisering av fakturahantering och administration är flexibiliteten och tillgängligheten.

Vi rekommenderar starkt våra kunder att använda sig av Fortnox app. Du kan enkelt skanna, skicka in och attestera fakturor, och skicka in kvitton med ett knapptryck. Detta innebär att du hanterar din ekonomi var som helst, när som helst. Du behöver inte längre vara bunden till kontoret för att få jobbet gjort. Du kan enkelt attestera fakturor, granska rapporter och få en översikt över din ekonomi direkt från din mobil eller surfplatta, samtidigt som du sörplar på en god drink i en hängmatta någonstans (eller när du stannar för att tanka på den där familjesemestern som du ÄNTLIGEN fått tid att ta).

Fördelarna med digitalisering slutar inte där (det kommer mera som Hegerfors, Timell och Lundin så ofta sa).

Genom att arbeta digitalt minskar du pappersanvändningen och bidrar till en mer hållbar miljö. En annan miljö som avsevärt förbättras är din fysiska arbetsmiljö, eftersom du kan fylla skrivbordet med foton, växter eller godisskålar tack vare allt utrymme du får, där pappershögar tidigare regerade. Att slippa arkivera saker är också en av de STORA fördelarna med digitalisering. Du behöver inte längre spara på fakturor i 7 år. Kommer de från leverantör in i Fortnox, så är det redan digitalt arkiverat och klart. Vilken dröm!

Sammanfattningsvis är det hög tid att säga adjö till pappersröran och välkomna fördelarna med att ställa om till digitala flöden för administration och bokföring. Vi är otroligt taggade på att få hjälpa dig i din digitaliseringsresa och hoppas att den stora portionen tid som frias upp hos dig är något du ser fram emot.

Summa summarum:

Fördelarna är många (mer tid över, mindre fel, större flexibilitet i hur och var du vill leva, plats för godis på skrivbordet..), och nackdelarna är.. få? Vi kommer inte på några, faktiskt. Genom att samarbeta med oss kommer du spara tid, minska dina felmarginaler, få en enklare och mer övergripande översikt över din ekonomi, och en härlig ny ”kollega” i form av din konsult hos oss.

Hör av dig till oss om du vill veta mer om hur vårt samarbete kan se ut!

Allt fler blir sugna på att några månader om året lämna Sverige, och tina sina frusna tår i varm, vit sand och byta ut bilarnas brus mot vågornas sus. Distansarbete blir allt vanligare bland anställda inom tjänstesektorn.

Hos egenföretagare är det desto ovanligare, vilket vi tycker är tråkigt. En av de främsta anledningarna till att egenföretagare inte känner att de kan åka iväg en längre tid är administrationen i företaget – den går väl bara att sköta om man är på plats?

Men ack, så fel man kan ha, och tur är väl det! Vi har hjälpt många entreprenörer att digitalisera sin administration, så att de utan problem kan spendera några månader i en campervan i södra Mexiko, eller få inspiration till framtida projekt genom att arbeta i ett drömmigt co-working space i Costa Rica. Att möjliggöra distansarbete, och mycket mer, har vi hjälpt våra kunder att kunna göra.

Receptet till framgång stavas d-i-g-i-t-a-l-i-s-e-r-i-n-g, eller Y-o-u-r-C-F-O. Målet med alla våra entreprenörer är att de ska kunna (och i de flesta fall kan) sköta sitt företags administration på enklaste sätt, till stor del via en app i sin telefon.

Visst låter det drömmigt?

Är du nyfiken på hur vi skulle kunna hjälpa dig att kunna segla iväg i höst eller vinter? Hör av dig till oss nu, så ser vi till att ditt företags administration är redo för att du byter ut regniga dagar mot sol. Vi finns här för att hjälpa till, och att möjliggöra distansarbete är bara en av många saker vi ser fram emot att få på plats för dig.