Author: Ida Nilsson

Som egenföretagare är du van vid att fatta beslut på löpande band, men en sak som ofta kan kännas klurig är hur du ska bokföra dina inköp. Är det en kostnad eller en inventarie? Den här frågan är viktig, eftersom det påverkar hur du planerar och hanterar företagets ekonomi. Men vad innebär det egentligen, och hur vet du när något ska bokföras som en kostnad eller en inventarie?

Svaret är, som mycket annat inom bokföring, att det beror på. Men oroa dig inte – vi på Your CFO finns här för att guida dig genom djungeln av bokföringstermer, så att du kan lägga din energi på att få ditt företag att växa så det knakar!

Inventarie eller kostnad – vad är skillnaden?

En inventarie är något som kommer att vara till nytta för din verksamhet under en längre period, vanligtvis minst ett år. Det kan vara allt från en maskin eller dator till immateriella tillgångar som patent eller forsknings- och utvecklingsprojekt. Det här är saker som bokförs på balansräkningen. Kostnaden för inventarien delas upp, och portioneras ut över de åren som inventarien beräknas vara i bruk. Det är detta som kallas “att skriva av”. Mer om det finns att läsa längre ner.

En regelrätt och vanlig kostnad, däremot, är något som används och förbrukas snabbt, såsom kontorsmaterial eller hyra för lokaler. Dessa utgifter bokförs i resultaträkningen och påverkar ditt resultat med en gång.

Inventarie – tänk långsiktigt

Om du köper något som ska användas i din verksamhet under en längre tid – mer än ett år – då räknas det förmodligen som en inventarie. Det kan vara allt från kontorsmöbler och maskiner till större programvarulicenser. Dessa inköp bokförs som tillgångar i balansräkningen, och deras kostnad fördelas ut över tid genom avskrivningar. På så sätt påverkar de inte ditt resultat direkt, men de bidrar till företagets långsiktiga tillväxt.

Tre typer av anläggningstillgångar

När du köper en inventarie så klassificeras den som en av tre typer av anläggningstillgångar, beroende på vad du har köpt:

1. Immateriella anläggningstillgångar: Dessa är icke-fysiska tillgångar som patent, licensrättigheter, goodwill eller forsknings- och utvecklingsarbete. Även om du inte kan ta på dem, är de värdefulla för ditt företags framtida intäkter.
2. Materiella anläggningstillgångar: Detta är de fysiska tillgångarna som byggnader, mark, maskiner eller inventarier. Tillgångar som du använder i din dagliga verksamhet för att producera dina varor eller tjänster.
3. Finansiella anläggningstillgångar: Detta innefattar värdepapper, fordringar eller kapitalförsäkringar som har ett långsiktigt värde för företaget. Dessa skrivs dock inte av, utan värderas ofta i bokslutet.

Kort sagt: En inventarie är en tillgång som hjälper ditt företag att växa över tid och som ger ekonomisk avkastning.

När ska du bokföra något som en kostnad?

Kostnader, som kontorsmaterial, förbrukningsinventarier eller personalomkostnader, bokförs direkt i resultaträkningen eftersom de anses vara förbrukade när varan levereras eller tjänsten utförs. Dessa kostnader påverkar resultatet direkt och bokas inte som en tillgång i balansräkningen.

Exempel på kostnader kan vara:

Personalomkostnader (som löner eller utbildningar)
Arbetskläder och skyddsmaterial
Hyra för lokaler

Avskrivningar – hur du fördelar kostnaden över tid

När du bokför något som en inventarie (eller tillgång), betyder det att hela summan inte hamnar på ditt resultat det året. Genom avskrivningar fördelas kostnaden över tiden som tillgången bidrar till verksamheten. Det innebär att du minskar påverkan på företagets resultat samma år som inköpet görs, eftersom bara en del av kostnaden kostnadsförs varje år.

Till exempel, om du köper en maskin för 100 000 kr och den har en livslängd på fem år, så bokförs 20 000 kr per år som kostnad. Resten av beloppet ligger kvar som tillgång i balansräkningen.

Regler för att avgöra vad som är en inventarie

För att kunna bokföra något som en tillgång behöver vissa kriterier vara uppfyllda:

• Tillgången ska ha en ekonomisk livslängd på minst tre år, och ska användas för stadigvarande bruk
• Värdet ska överstiga ett halvt prisbasbelopp (2024 är 0,5 PB = 26 250 kr exklusive moms).

Om du till exempel köper en dator för 35 000 kr, men vet att den kommer att ha en livslängd på tre år eller mindre, kan du välja att bokföra den som en kostnad istället för en inventarie.

Varför är det viktigt?

Att förstå skillnaden mellan kostnad och inventarier/tillgångar är avgörande för att ha koll på företagets ekonomi. När du bokför korrekt hjälper det dig att planera bättre för framtiden, få en tydligare bild av företagets lönsamhet och skydda ditt resultat från större enskilda kostnader.

Hos Your CFO ser vi till att du inte behöver oroa dig för de här detaljerna. Vi hjälper dig att hantera bokföringen så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något – att driva ditt företag framåt.

Hör gärna av dig till oss, antingen via telefon 031-14 66 46 eller mail info@yourcfo.se!

Som egenföretagare är det viktigt att förstå vad som gäller för avdrag när du ordnar en kick-off, personalfest eller kanske en AW för dina anställda. Reglerna kan verka krångliga, men rätt hanterat kan det ge ditt företag fördelar genom stärka teamkänslan. Här guidar vi dig genom vad som är avdragsgillt och hur du bokför dessa aktiviteter korrekt.

Vad är avdragsgillt vid en personalfest eller kick-off?

När du ordnar en personalfest, en kick-off, eller en AW för dina anställda, räknas detta ofta som intern representation – vilket innebär att det kan vara avdragsgillt. För att det ska räknas som intern representation, och möjligen även räknas som avdragsgillt, måste sammankomsten vara tillfällig och ha ett tydligt affärssyfte.

Exempel på aktiviteter:

• Kick-off: Planering och team-building som stärker verksamheten.
• Personalfest: Sammanhållning och trivsel på arbetsplatsen.
• AW (After Work): Så länge det är inom rimliga gränser och har ett affärsmässigt syfte.

Regler för mat och dryck

Vid dessa tillfällen får du dra av kostnader för enklare förtäring, men det finns gränser. Avdragsgillt är det endast om det inte erstätter en måltid. Självklart kan man bjuda ändå. För att de anställda inte ska förmånsbeskattas finns det vissa gränser att förhålla sig till. Fri lunch eller middag värderas till 120 kronor per dag (2024), och frukost till 60 kronor per dag. Detta är viktigt att ha koll på när du ska bokföra.

Hur bokför du en kick-off eller personalfest?

För att bokföra korrekt behöver du dokumentera er kick-off/fest noggrant. Ange syftet, vilka som deltog och vad kostnaderna gick till. Detta underlättar vid en eventuell revision. Det gör det även enklare att dra nytta av avdragsmöjligheterna.

• Mat och dryck: Dra av för enklare förtäring, men kom ihåg att hålla dig inom ramen för vad som anses vara avdragsgillt. Läs mer om det här.
• Kringkostnader: Till exempel lokalhyra eller transporter kan också vara avdragsgilla om de direkt kopplas till evenemanget.

Planera din ekonomi med fastpris på redovisning

Att hålla koll på företagets kostnader är en utmaning, speciellt när det gäller aktiviteter som kick-off och personalfester. Hos Your CFO erbjuder vi redovisning till fast pris så att du varje månad vet exakt vad dina kostnader kommer att vara. Det gör att du enklare kan planera din likviditet och fokusera på att växa din verksamhet – vi tar hand om bokföringen.

Behöver du hjälp?

Att förstå vad som är avdragsgillt och hur du bokför rätt kan vara knepigt, särskilt när det gäller personalfester och andra aktiviteter. Kontakta gärna oss på Your CFO. Vi kan ge dig personlig rådgivning kring hur du kan optimera din bokföring och dra nytta av alla tillgängliga avdrag. Vi finns här för att hjälpa dig – oavsett om du redan har koll på din ekonomi eller behöver en partner som står vid din sida.

Hör av dig antingen via mail (info@yourcfo.se) eller på telefon 031-14 66 46. Vi är redo att ta emot dig med öppna armar!

Har du någonsin funderat på vad “avdragsgillt” egentligen betyder när det kommer till dina företagskostnader? Då har du kommit rätt! Här reder vi ut begreppet och dess betydelse för dig och ditt företag.

Var kommer orden ifrån?

Låt oss börja med en liten språkhistorisk resa. Ordet “avdragsgillt” består av två delar: avdrag och giltig. “Avdrag” kommer från det fornsvenska ordet “afdragh”, som helt enkelt betyder att dra av eller subtrahera. “Giltig”, å andra sidan, har sitt ursprung i det tyska ordet “gültig”, som betyder att något är giltigt eller har giltighet. Tillsammans bildar de ordet “avdragsgillt”, vilket alltså handlar om något som får dras av och som är godkänt eller giltigt. Inga större konstigheter, men ändå intressant!

Vad innebär det att en kostnad är avdragsgill?

När en kostnad är avdragsgill betyder det att du kan dra av den från företagets resultat innan du beräknar hur mycket skatt du ska betala. Med andra ord får du minska din beskattningsbara inkomst med kostnaden för vissa utgifter (i en perfekt värld hade alla kostnader varit avdragsgilla, men sån tur har vi inte – mer om det lite längre ner).

Låt oss säga att du driver ett litet café och köper in kaffe för 10 000 kr under året. Om denna kostnad är avdragsgill kan du dra av dessa 10 000 kr från dina totala intäkter när du deklarerar. Det gör att du betalar mindre i skatt, eftersom din beskattningsbara inkomst blir lägre.

Regler kring vad som är avdragsgillt

Men vad är det då som får dras av? Här blir det lite mer komplicerat, eftersom Skatteverket har sina egna regler och riktlinjer. Generellt sett kan man säga att kostnader som är nödvändiga för att bedriva verksamheten är avdragsgilla (typ kaffe för ett café). Exempel på sådana kostnader kan vara:

• Inköp av varor och material
• Lokalhyra
• Löner och sociala avgifter
• Kontorsmaterial
• Marknadsföring

Dock finns det även kostnader som inte är avdragsgilla. Några exempel på dessa är:

• Böter och viten
• Personliga levnadskostnader
• Representationskostnader som överstiger Skatteverkets schablonbelopp

Det är alltså viktigt att ha koll på vilka utgifter som faktiskt får dras av för att undvika tråkiga överraskningar i form av högre skatt och smäll på fingrarna från Skatteverket.

Får man inte lov att köpa sådant som är ej avdragsgillt?

Jodå, det får du! Det kanske låter lite bakvänt, men det är faktiskt helt okej, sålänge som man följer den gyllene regeln vad gäller företags kostnader – har det med företaget att göra? (Svaret här ska alltså vara ja)

Du kanske håller på att förhandla med en potentiell ny kund, och vill gärna bjuda kunden på middag för att kunna diskutera framtida samarbeten i en trevlig och avslappnad miljö. Detta kan företaget betala för, men kostnaden kommer inte att dra ner det skattemässiga resultatet (och i förlängning minska skatten). Men det ÄR okej att företaget betalar. “Ej avdragsgillt” är inte samma sak som att det är förbjudet. Detta (att bjuda på middag) kallas också för representation, men det är ett ämne som förtjänar ett helt eget inlägg. Därför har vi skrivit ett, och det hittar du här!

Hur påverkar ej avdragsgilla kostnader ditt resultat?

Att ha många kostnader som är ej avdragsgilla påverkar ditt företag negativt. Eftersom dessa kostnader inte minskar din beskattningsbara inkomst, kommer du att betala skatt på en högre inkomst än du kanske räknat med. Det innebär att varje ej avdragsgill kostnad i praktiken blir dyrare för ditt företag.

För att ge ett konkret exempel: Om du har 20 000 kr i ej avdragsgilla kostnader och en skattesats på 20,6%, så betyder det att du måste betala 4 120 kr extra i skatt. Dessa pengar hade du kunnat använda till något annat i ditt företag om kostnaderna hade varit avdragsgilla. Hade dom varit avdragsgilla så hade dom sänkt ditt resultat, och därmed även din skatt med 4 120 kr.

Avslutningsvis

Att förstå vad som är avdragsgillt och inte kan verka krångligt, och det är en viktig del av att driva företag. Genom att hålla koll på dina kostnader och säkerställa att de är avdragsgilla, har du mer kontroll inför bokslut och skatteplanering. Har du fortfarande frågor eller känner dig osäker, tveka inte att ta kontakt med oss, så kan vi kan guida dig rätt. Hör av dig, antingen via mail (info@yourcfo.se) eller på telefon 031-14 66 46.

Så, nästa gång du hör ordet “avdragsgillt”, vet du exakt vad det innebär och hur det kan påverka ditt företag. Lycka till med bokföringen och skatten!

1 juli 2024 är ett datum som går till historieböckerna – uppdaterad bokföringslag på ingång! Detta är datumet då kravet på arkivering av ursprungligt räkenskapsmaterial försvinner! Men! Använd inte dina gamla kvitton eller pappersfakturor till att starta grillen riktigt än. Nu går vi igenom vad som faktiskt gäller, så du slipper sitta och gissa.

Förenklad administration? Ja tack!

Väldigt sällan sker som förenklar företagens vardag, men nu har regeringen äntligen tagit ett steg i rätt riktning, med en ny kvittolag. Nya regler för arkivering av bokföringsmaterial börjar gälla den 1 juli 2024. Det är en välkommen modernisering som gör att företag inte längre behöver spara gamla, ofta oläsliga, papperskvitton och andra dokument i flera år. Ett mattesnille räknade fram att detta kommer att bespara företagare ungefär 3,9 miljarder kronor per år. Inte illa!

Vad innebär förändringen?

Från den 1 juli 2024 behöver företag bara bevara räkenskapsinformation i digital form, förutsatt att överföringen är säker och att informationen inte riskerar att förändras eller försvinna. Detta betyder att pappershandlingar kan slängas direkt efter att de på ett korrekt och säkert sätt överförts till digitalt format – ingen mer pappershög att hålla reda på! Detta gäller även bakåt – det är alltså inte bara kvitton eller fakturor du får efter 1 juli 2024 som berörs.

Vem berörs av de nya reglerna?

Alla företag som är bokföringsskyldiga omfattas av dessa lättnader, vilket inkluderar enskilda firmor, aktiebolag, ekonomiska föreningar samt vissa ideella föreningar och stiftelser. Med andra ord, nästan alla som driver företag får det enklare. Har du pappershandligar från köp av värdepapper, fastigheter, konst etc, så släng för allt i världen inte detta. Det vill du ha i orignalformat, ifall Skatteverket skulle vilja att du styrker anskaffningsvärdet.

Vad behöver du tänka på?

Som tidigare nämnt, att överföringen av information är säker. Ingen information får försvinna eller förändras när du gör om dina underlag från papper till digitala. Du ska också tänka på att du fortfarande måste spara dina underlag i minst 7 år, så se till att du har en teknisk lösning som är smart. Att spara lokalt på din hårddisk är INTE en bra idé. Går hårddisken sönder, så är dina underlag borta, och då har du problem. När du ska göra dig av med alla dina pappershögar så är det också bra att vara lite försiktig. Visst vill man bara kasta iväg allt, men vi rekommenderar att du makulerar dina underlag på något sätt, förslagsvis med hjälp av en dokumentförstörare (eller kanske din grill?).

Separata verksamheter? Inga problem!

För företag med separat bokföring för olika verksamheter blir det nu tillåtet att lagra informationen digitalt utan krav på fysisk samlokalisering. Den tekniska utvecklingen har gjort detta möjligt och regeringen anser att det räcker med elektronisk tillgång till bokföringen.

Kombiuppdrag blir enklare

Reglerna för kombiuppdrag, där samma revisionsbyrå hanterar både bokföring och revision, moderniseras också. Detta gör det lättare för företag att anlita en revisor och samtidigt använda de bästa tekniska lösningarna (en av dom är Fortnox, tycker vi).

Visst är det spännande med ny kvittolag? Vi är otroligt taggade! Om du vill ha hjälp att starta din digitaliseringsresa, så är vi redo, och har rejält med erfarenhet då vi arbetat digitalt länge. Hör av dig antingen via mail (info@yourcfo.se) eller på telefon 031-14 66 46. Vi är redo att ta emot dig med öppna armar!

En viktig del av företagsekonomi är att spara alla möjliga underlag, och även förstå kraven på att spara och arkivera bokföringsinformation. Enligt gällande svensk lagstiftning måste bokföringen bevaras under en viss tid, och nedan går vi igenom varför detta är viktigt och hur länge du behöver spara dokumentationen.

Digitalisering av kvittosparande – uppdatering av lagstiftning 2024

Tidigare krävdes det att du sparade underlag till din bokföring i den ursprungliga formen det gavs. Detta inkluderade både digitala och fysiska kvitton och fakturor. Från och med den 1 juli 2024 förväntas dock en ny lag träda i kraft, vilket möjliggör sparande av kvitton och fakturor i elektronisk form oavsett ursprung. Detta innebär att du enkelt kan skanna kvitton och spara dem digitalt. Det föreslagna lagförslaget avskaffar kravet på att behålla originaldokumenten, vilket innebär att det blir tillåtet att spara kvitton digitalt, även om de är i pappersformat.

Fördelarna med den nya kvittolagen

Den föreslagna lagändringen innebär en betydande lättnad för företagare som ansvarar för bokföringen. Den eliminerar behovet av att spara fysiska kvitton som kan försämras med tiden och öppnar upp möjligheter för en mer digitaliserad bokföringsprocess. Detta steg främjar både effektivitet och hållbarhet inom företagsverksamheten.

Arkivering av bokföring – rättsliga krav och praxis

Enligt gällande lagstiftning måste alla företag och organisationer med bokföringsskyldighet spara sin bokföring i minst sju år efter det räkenskapsår då bokföringen gjordes. Detta innebär att du kan göra dig av med bokföringsinformation från exempelvis 2016 år 2024.

För korrekt arkivering krävs att både underlag och tillhörande kvitton eller fakturor sparas. Detta inkluderar även bankkontoutdrag och andra ekonomiska transaktioner som krävs för att redovisa företagets aktiviteter. Dokumentationen kan antingen sparas digitalt eller i pappersformat i ett brandsäkert skåp.

Riktlinjer för sparande och arkivering

Regler kring sparande av elektroniska underlag varierar. Till exempel tillåts skanning och elektroniskt sparande av pappersdokument, men originaldokumentet får kasseras först efter tre år. För elektroniskt skapade fakturor som skickas till kunder via e-post gäller liknande regler, där originaldokumentet kan kasseras efter tre år.

Ansvar för arkivering beroende på företagsform

Ansvar för arkivering varierar beroende på företagsform. I enskilda firmor är ägaren personligen ansvarig för arkivering av bokföring. För aktiebolag ligger ansvaret vanligtvis hos den person som hanterar bokföringen, med möjlighet att ställa styrelsen eller VD:n till svars vid brister i hanteringen.

Sammanfattning

Att hantera bokföringsinformation korrekt är av avgörande betydelse för alla företagare. Genom att följa lagstiftningen och använda digitala verktyg kan företagare effektivisera sina bokföringsprocesser samtidigt som de uppfyller juridiska krav.

Låter det krångligt? Vi hjälper dig gärna!  Hör av dig antingen via mail (info@yourcfo.se) eller på telefon 031-14 66 46.

Att förstå hur representation fungerar för företagare är viktigt, dels för att Skatteverket inte ska knacka på och undra vad tusan ni håller på med, och för att.. Ja, det är nog den viktigaste anledningen. Att följa lagar och regler är A och O. Läs vidare för info kring hur du hanterar representation på ett korrekt och effektivt sätt.

Avdragsgill vs ej avdragsgill

Det första de flesta vill veta är vad avdragsgill och ej avdragsgill representation faktiskt är. I bokföringen stöter man ofta på sådant som räknas som avdragsgillt, och annat som inte är avdragsgillt.
Att en kostnad är avdragsgill betyder att den får vara mer, dvs att den får bokföras som en riktigt kostnad. Denna kostnaden påverkar resultatet. Detta betyder att den alltså påverkar vinsten, och det allra viktigaste – den påverkar hur mycket som företaget ska betala i skatt.
En kostnad som inte är avdragsgill påverkar inte resultatet – den får inte lov att påverka hur mycket skatt som ska betalas in när räkenskapsåret är avslutat.

Naturligt samband och avdragsmöjligheter

Representationsutgifter endast är avdragsgilla om de har ett omedelbart samband med företagets verksamhet. Detta innebär att kostnaderna måste vara direkt relaterade till näringsverksamheten, både när det gäller tidpunkt, plats och målgrupp för representationen. Du kan alltså bjuda en framtida kund på middag, och diskutera hur ett affärssamarbete skulle kunna se ut. Du kan inte bjuda din familj eller dina kompisar på lunch, och betala med företagets pengar.
Helt enkelt så kallas det för representation för att du representerar ditt företag.

Måltidsrepresentation och att lyfta moms

Från och med den 1 januari 2017 har avdragsrätten för måltidsrepresentation, som lunch och middag upphört. Det finns det fortfarande möjlighet att lyfta moms på utgifter för måltidsrepresentation upp till 300 kr per person. Förfriskningar och enklare förtäring av mindre värde kan också vara avdragsgilla, men här gäller det att det du bjuder på inte ersätter en fullständig måltid. Detta betyder att du kan bjuda på middag för 300 kr per person, och i sådana fall lyfta momsen. Resten av kostnaden blir vad man kallar för “ej avdragsgill representation”. Vid representation måste man också ange vilka som har varit med på representationen. Det kan med fördel antecknas på baksidan av kvittot (som du ska spara).
Bjuder du på kanelbullar och kaffe så är hela kostnaden avdragsgill, eftersom kanelbullar inte räknas som en måltid (om man inte äter fruktansvärt många, men lagen säger inte vart gränsen går). Även momsen får lov att lyftas.

Är du osäker på hur mycket, om ens något, som får dras av? Klicka HÄR för att komma vidare till Skatteverkets representationsuträknare – bara att fylla i!

Intern representation och kringkostnader

För intern representation, såsom personalfester, är det högsta avdragsgilla beloppet 180 kr plus moms per person. Detta inkluderar kringkostnader som lokalhyra och underhållning. Enligt Skatteverket betraktas kostnader för högst två personalfester per år som avdragsgilla. Så välj med omsorg!
Om summan för personalfesten överstiger 180 kr per person, så är överstigande belopp inte avdragsgillt.
Bjuder du personalen på fika eller frukt så är detta avdragsgillt, eftersom det inte ersätter en måltid.

Teaterbiljetter, greenfee och demonstrationer

Rimliga avdragsgilla kostnader för exempelvis teaterbiljetter och greenfee vid golfspel anses vara 180 kr plus moms per person. Den stora frågan här är hur man avgör om det är direkt nödvändigt för ditt företag att du spelar golf, eller bjuder någon på en golfrunda (det kanske märks att personen som skriver denna texten inte är golfare).
För demonstrationer och visningar finns möjlighet att göra avdrag för enklare förtäring upp till 60 kr plus moms per person. Har du bjudit in 50 personer för att presentera en ny produkt så kan du göra avdrag med totalt 3000 kr ex moms.

Representations- och reklamgåvor

Den högsta avdragsgilla summan för representationsgåvor är 300 kr plus moms per person. Dessa gåvor måste ha ett omedelbart samband med verksamheten. Exempelvis kan det vara en liten present till en kund som du håller på att omförhandla kontrakt med.
Reklamgåvor kan också dras av med ett skäligt belopp, dock högst 300 kr plus moms per person. De bör ha en anknytning till ditt företags verksamhet, men enklare presentartiklar är okej, förutsatt att de är märkta med ditt företags logga eller varumärke.

Känns det som mycket att hålla koll på? Fullt förståeligt, det är ju faktiskt ett heltidsjobb att sköta ett företags ekonomi. Skulle du hellre vilja lägga dina timmar på något annat än att slita ditt hår? 
Hör av dig antingen via mail (info@yourcfo.se) eller på telefon 031-14 66 46. Vi är redo att ta emot dig med öppna armar!