Minns ni när det hette ”social distansering” och vi alla höll möten i mjukisbyxor framför köksbordet? Tack och lov är detta ett minne blott, och det är återigen dags för konferens (IRL), kundlunch och personalfest! Med detta kommer också frågorna tillbaka, som vi hade innan pandemin: Vad får man egentligen dra av? Och hur ser Skatteverket på den där AW:n som lite spontant gled över i karaoke och luftgitarr?
Lugnt – vi guidar dig genom konferensdjungeln och representationsträsket så du slipper gissa dig fram (och slipper obehagliga överraskningar i bokslutet).
Representation – när är det avdragsgillt?
Oavsett om det gäller kundfika, styrelselunch eller julbord med kollegorna måste det alltid finnas ett affärsmässigt syfte med representationen. Det ska alltså inte bara vara trevligt – det ska ha något slags koppling till verksamheten, till exempel att bygga relationer eller främja samarbeten.
För att få dra av momsen måste du också vara momsregistrerad och ha rätt att göra avdrag för ingående moms. Här gäller det att vara noga med kvitton och dokumentation, för annars riskerar avdraget att ryka.
Mat & dryck – vad gäller?
När det kommer till representation med mat och dryck är reglerna tydliga – men lite snåla. Här är vad som gäller i korthet:
- Mat och dryck av enklare slag – som kaffe, te, smörgåsar och alkoholfritt – är avdragsgillt upp till 60 kr per person.
- Däremot får du fortfarande dra av momsen på måltider upp till 300 kr exklusive moms per person och tillfälle – oavsett om du bjuder kunder eller kollegor.
Momssatsen är 12 % på mat och alkoholfritt, och 25 % på alkohol. Så om du ska bjuda någon på lunch – håll koll på kvittot, och fundera på om ölen verkligen behövs (bokföringsmässigt alltså, inte känslomässigt).
👉 Går notan över 300 kr exkl moms per person? Då gäller ett schablonavdrag:
- 46 kr per person om alkohol serverats
- 36 kr om det är alkoholfritt
Och kom ihåg: Dricks är inte avdragsgillt – men tänk på att det är gratis att vara snäll mot serveringspersonalen! Man FÅR ge dricks, men det kommer inte att sänka det beskattningsbara resultatet.
Räkneexempel – mat & öl
Tre personer äter middag efter en affärsförhandling.
- Mat: 900 kr
- Starköl: 600 kr
- Totalt (ex moms): 1 500 kr
- Moms: 258 kr (108 kr för mat, 150 kr för alkohol)
Alternativ 1: Fördelning efter kostnad
Du får dra av moms på 900 kr (300 kr x 3 pers). Av det är:
- 60 % mat → 540 kr → 64,80 kr i moms
- 40 % alkohol → 360 kr → 90 kr i moms
Totalt avdrag: 154,80 kr
Alternativ 2: Schablonavdrag
Eftersom alkohol serverats:
46 kr x 3 pers = 138 kr avdragsgill moms
Vilken metod som är bäst beror på notans innehåll – ibland är schablonen enklare, ibland lönar det sig att räkna.
För snurrigt? Förstår det! Använd istället Skatteverkets räknesnurra – klicka här!
Extern vs intern representation – vad är vad?
Extern representation
Här handlar det om representation gentemot personer utanför företaget – till exempel kunder, samarbetspartners eller leverantörer. Syftet är att bygga, utveckla eller bibehålla affärsrelationer.
Det kan vara luncher, fika eller gemensamma aktiviteter. Bjuder du på en upplevelse, som bio, konsert eller en golfrunda, får du göra ett kostnadsavdrag på upp till 180 kr per person exklusive moms.
Intern representation
Den här kategorin gäller när du bjuder dina anställda – till exempel vid personalfester, informationsmöten eller utbildningar. Skatteverket tillåter avdrag för två personalfester per år.
Du får också dra av för kringkostnader, som lokalhyra, underhållning och transport – upp till 180 kr ex moms per person. Vill du hyra en trubadur? Varsågod – bara det inte blir fler än två gånger per år.
Konferens – en balansakt mellan nytta och nöje
Konferenser är inte samma sak som representation, men det betyder inte att du kan boka en weekend i Toscana, kalla det “teambuilding” och sedan dra av hela kalaset.
För att konferensen ska vara skattefri för de anställda och kostnaderna avdragsgilla för företaget, måste vissa krav vara uppfyllda:
- Minst 6 timmar effektivt arbete per dag
- Vid veckolång konferens: minst 30 timmar arbete totalt, jämnt fördelat
- Ett tydligt program ska finnas – gärna i skrift
- Nöje får finnas, men det får inte dominera
💡 Tips från coachen: Dokumentera! Spara schemat, ta bilder från presentationer, och skriv ner vad ni gått igenom. Då står du stadigt om Skatteverket vill kika närmare på upplägget. Oavsett Skatteverket eller inte så är det superkul att ha foton från konferensen!
Känner du att det här är… lite mycket?
Det är du inte ensam om. Reglerna är snåriga, detaljerna viktiga, och marginalerna små. Men det är där vi kommer in!
På Your CFO hjälper vi dig att hålla koll på vad som är okej att dra av – och vad som riskerar att kosta dig extra i slutändan. Vill du snacka representation, konferenser eller bara få hjälp med att få ordning på kvittona?
Vi är bara ett mejl bort! 📧 Kontakta oss här!
Snabb FAQ eller TL;DR:
För dig som vill ha det på 1 minut
Vad är skillnaden mellan intern och extern representation?
Intern = anställda. Extern = kunder/partners. Båda kan vara avdragsgilla – men på olika sätt.
Hur mycket får jag dra av för mat vid representation?
60 kr per person (ej moms). Moms får du dra av upp till 300 kr exkl moms per person och tillfälle.
Gäller olika moms på mat och alkohol?
Ja. 12 % för mat och alkoholfritt, 25 % för alkohol.
Hur vet jag om min konferens är avdragsgill?
Om den innehåller tillräckligt mycket arbete, är tydligt planerad och inte för nöjesbetonad – då är den oftast okej.
Vad händer om reglerna inte följs?
Du riskerar att inte få avdrag och de anställda kan bli förmånsbeskattade.
