Skip to main content

Inventarie eller kostnad – vad är skillnaden?

Skriven av Ida Nilsson
19 September, 2024
Dela Nyhet

Som egenföretagare är du van vid att fatta beslut på löpande band, men en sak som ofta kan kännas klurig är hur du ska bokföra dina inköp. Är det en kostnad eller en inventarie? Den här frågan är viktig, eftersom det påverkar hur du planerar och hanterar företagets ekonomi. Men vad innebär det egentligen, och hur vet du när något ska bokföras som en kostnad eller en inventarie?

Svaret är, som mycket annat inom bokföring, att det beror på. Men oroa dig inte – vi på Your CFO finns här för att guida dig genom djungeln av bokföringstermer, så att du kan lägga din energi på att få ditt företag att växa så det knakar!

Inventarie eller kostnad – vad är skillnaden?

En inventarie är något som kommer att vara till nytta för din verksamhet under en längre period, vanligtvis minst ett år. Det kan vara allt från en maskin eller dator till immateriella tillgångar som patent eller forsknings- och utvecklingsprojekt. Det här är saker som bokförs på balansräkningen. Kostnaden för inventarien delas upp, och portioneras ut över de åren som inventarien beräknas vara i bruk. Det är detta som kallas “att skriva av”. Mer om det finns att läsa längre ner.

En regelrätt och vanlig kostnad, däremot, är något som används och förbrukas snabbt, såsom kontorsmaterial eller hyra för lokaler. Dessa utgifter bokförs i resultaträkningen och påverkar ditt resultat med en gång.

Inventarie – tänk långsiktigt

Om du köper något som ska användas i din verksamhet under en längre tid – mer än ett år – då räknas det förmodligen som en inventarie. Det kan vara allt från kontorsmöbler och maskiner till större programvarulicenser. Dessa inköp bokförs som tillgångar i balansräkningen, och deras kostnad fördelas ut över tid genom avskrivningar. På så sätt påverkar de inte ditt resultat direkt, men de bidrar till företagets långsiktiga tillväxt.

Tre typer av anläggningstillgångar

När du köper en inventarie så klassificeras den som en av tre typer av anläggningstillgångar, beroende på vad du har köpt:

  1. Immateriella anläggningstillgångar: Dessa är icke-fysiska tillgångar som patent, licensrättigheter, goodwill eller forsknings- och utvecklingsarbete. Även om du inte kan ta på dem, är de värdefulla för ditt företags framtida intäkter.
  2. Materiella anläggningstillgångar: Detta är de fysiska tillgångarna som byggnader, mark, maskiner eller inventarier. Tillgångar som du använder i din dagliga verksamhet för att producera dina varor eller tjänster.
  3. Finansiella anläggningstillgångar: Detta innefattar värdepapper, fordringar eller kapitalförsäkringar som har ett långsiktigt värde för företaget. Dessa skrivs dock inte av, utan värderas ofta i bokslutet.

Kort sagt: En inventarie är en tillgång som hjälper ditt företag att växa över tid och som ger ekonomisk avkastning.

När ska du bokföra något som en kostnad?

Kostnader, som kontorsmaterial, förbrukningsinventarier eller personalomkostnader, bokförs direkt i resultaträkningen eftersom de anses vara förbrukade när varan levereras eller tjänsten utförs. Dessa kostnader påverkar resultatet direkt och bokas inte som en tillgång i balansräkningen.

Exempel på kostnader kan vara:

Personalomkostnader (som löner eller utbildningar)
Arbetskläder och skyddsmaterial
Hyra för lokaler

Avskrivningar – hur du fördelar kostnaden över tid

När du bokför något som en inventarie (eller tillgång), betyder det att hela summan inte hamnar på ditt resultat det året. Genom avskrivningar fördelas kostnaden över tiden som tillgången bidrar till verksamheten. Det innebär att du minskar påverkan på företagets resultat samma år som inköpet görs, eftersom bara en del av kostnaden kostnadsförs varje år.

Till exempel, om du köper en maskin för 100 000 kr och den har en livslängd på fem år, så bokförs 20 000 kr per år som kostnad. Resten av beloppet ligger kvar som tillgång i balansräkningen.

Regler för att avgöra vad som är en inventarie

För att kunna bokföra något som en tillgång behöver vissa kriterier vara uppfyllda:

  • Tillgången ska ha en ekonomisk livslängd på minst tre år, och ska användas för stadigvarande bruk
  • Värdet ska överstiga ett halvt prisbasbelopp (2024 är 0,5 PB = 26 250 kr exklusive moms).

Om du till exempel köper en dator för 35 000 kr, men vet att den kommer att ha en livslängd på tre år eller mindre, kan du välja att bokföra den som en kostnad istället för en inventarie.

Varför är det viktigt?

Att förstå skillnaden mellan kostnad och inventarier/tillgångar är avgörande för att ha koll på företagets ekonomi. När du bokför korrekt hjälper det dig att planera bättre för framtiden, få en tydligare bild av företagets lönsamhet och skydda ditt resultat från större enskilda kostnader.

Hos Your CFO ser vi till att du inte behöver oroa dig för de här detaljerna. Vi hjälper dig att hantera bokföringen så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något – att driva ditt företag framåt.

Hör gärna av dig till oss, antingen via telefon 031-14 66 46 eller mail info@yourcfo.se!

Ida Nilsson

Accounting Consultant, YourCFO