En viktig del av företagsekonomi är att spara alla möjliga underlag, och även förstå kraven på att spara och arkivera bokföringsinformation. Enligt gällande svensk lagstiftning måste bokföringen bevaras under en viss tid, och nedan går vi igenom varför detta är viktigt och hur länge du behöver spara dokumentationen.
Digitalisering av kvittosparande – uppdatering av lagstiftning 2024
Tidigare krävdes det att du sparade underlag till din bokföring i den ursprungliga formen det gavs. Detta inkluderade både digitala och fysiska kvitton och fakturor. Från och med den 1 juli 2024 förväntas dock en ny lag träda i kraft, vilket möjliggör sparande av kvitton och fakturor i elektronisk form oavsett ursprung. Detta innebär att du enkelt kan skanna kvitton och spara dem digitalt. Det föreslagna lagförslaget avskaffar kravet på att behålla originaldokumenten, vilket innebär att det blir tillåtet att spara kvitton digitalt, även om de är i pappersformat.
Fördelarna med den nya kvittolagen
Den föreslagna lagändringen innebär en betydande lättnad för företagare som ansvarar för bokföringen. Den eliminerar behovet av att spara fysiska kvitton som kan försämras med tiden och öppnar upp möjligheter för en mer digitaliserad bokföringsprocess. Detta steg främjar både effektivitet och hållbarhet inom företagsverksamheten.
Arkivering av bokföring – rättsliga krav och praxis
Enligt gällande lagstiftning måste alla företag och organisationer med bokföringsskyldighet spara sin bokföring i minst sju år efter det räkenskapsår då bokföringen gjordes. Detta innebär att du kan göra dig av med bokföringsinformation från exempelvis 2016 år 2024.
För korrekt arkivering krävs att både underlag och tillhörande kvitton eller fakturor sparas. Detta inkluderar även bankkontoutdrag och andra ekonomiska transaktioner som krävs för att redovisa företagets aktiviteter. Dokumentationen kan antingen sparas digitalt eller i pappersformat i ett brandsäkert skåp.
Riktlinjer för sparande och arkivering
Regler kring sparande av elektroniska underlag varierar. Till exempel tillåts skanning och elektroniskt sparande av pappersdokument, men originaldokumentet får kasseras först efter tre år. För elektroniskt skapade fakturor som skickas till kunder via e-post gäller liknande regler, där originaldokumentet kan kasseras efter tre år.
Ansvar för arkivering beroende på företagsform
Ansvar för arkivering varierar beroende på företagsform. I enskilda firmor är ägaren personligen ansvarig för arkivering av bokföring. För aktiebolag ligger ansvaret vanligtvis hos den person som hanterar bokföringen, med möjlighet att ställa styrelsen eller VD:n till svars vid brister i hanteringen.
Sammanfattning
Att hantera bokföringsinformation korrekt är av avgörande betydelse för alla företagare. Genom att följa lagstiftningen och använda digitala verktyg kan företagare effektivisera sina bokföringsprocesser samtidigt som de uppfyller juridiska krav.
Låter det krångligt? Vi hjälper dig gärna! Hör av dig antingen via mail (info@yourcfo.se) eller på telefon 031-14 66 46.
